Accompagnement Ged-ECM

Démarche d'un projet de Geide

Les étapes de la mise en place d'une solution et d'une culture de la Geide* avec Altic

Cadrage du besoin et analyse

Cette phase permet de définir ou de préciser le périmètre et le déroulement du projet en fonction de vos besoins spécifiques. C'est le moment qui nous permet de définir si les solutions que nous proposons répondent à la totalité de vos besoins, et à quelles conditions, ou si des phases de paramétrages avancées ou de développements spécifiques sont à prévoir.

Ce travail amont est à la fois délicat et essentiel au bon déroulement du projet.

Le cadrage sera suivit d'une analyse approfondie de l'existant par rapport aux objectifs du projet. Cette analyse permettra de créer ou de préciser les sources de vos documents existants, la typologie de ces documents ainsi que les processus qui seront affectés par le nouveau système de GEIDE. Ces trois axes d'analyses permettent de construire le modèle de votre base documentaire, de votre gestion des droits et le cas échéant de vos cycles de validation.

Conception et paramétrage

L'analyse du besoin et de l'existant laisse ensuite place à une phase de conception. C'est là que l'on définit le modèle de votre base documentaire :

• le plan de classement,
• les métadonnées associées à un type de document,
• les sources de métadonnées,
• les groupes d'utilisateurs et leurs rôles,
• les cycles de validation sur un type de document
• l'architecture technique nécessaire

Le modèle doit être validé pour ensuite être paramétré dans la solution.

Déploiement, migration et formation

La phase de déploiement de la solution, et le cas échéant de migration de l'existant, est un moment de confrontation du modèle à l'environnement réel.

C'est une phase de travail en collaboration étroite avec le client afin de relever les problèmes éventuels et de les résoudre avant le passage en recette.

Pour finir nous vous formons à l'utilisation et l'administration de votre solution.

* Geide : Gestion électronique de l'information et des documents existants

Démarche d'un projet d'ECM

Les étapes de la mise en place d'une solution d'ECM avec Altic

La démarche reprend en grande partie celle de la Ged, dont elle respecte les grandes phases.  On ne traite cependant plus les mêmes problématiques. L'ECM Exo propose des fonctions de GED (Exo DMS), de création et publication de contenu Web (Exo WCM) et de workflow (EXO WF).

Cadrage du besoin et analyse

Lors de  cette phase, il faudra définir l'étendue de votre projet d'ECM et définir l'importance de chacun des éléments suivants : Ged, publication de contenu et workflow.

L'analyse de votre besoin nous permettra de définir le périmètre du projet : intranet documentaire, extranet, site web, plateforme xnet (réunissant les trois mentionnés ci-avant).

Nous définiront ensuite ensemble les sources de contenus et de documents internes et externes à votre entreprise, les types de documents, l'aspect des documents, les lieux de publication et processus de publication et de diffusion, les droits des utilisateurs sur les contenus etc…

La phase de cadrage et d'analyse dans un projet d'ECM est d'autant plus importante si le produit fini comprend plusieurs volets, par exemple un projet d'intranet documentaire permettant la publication de contenus sur le Web.

Conception et paramétrage

La grande différence d'un outil d'ECM est qu'il permet de créer des modèles de document. L'utilisateur créé ensuite son document en saisissant ses contenus dans un masque de saisie. L'ECM produit lui-même le document final grâce aux gabarits de réstitution préalablement créé.

La phase de conception permet de définir :
- Les modèles de documents
- Le plan de classement des documents
- Les cycles de validation sur les contenus
- Les droits en écriture et en visualisation des utilisateurs
- Les processus de publication/diffusion des contenus
- ...

Déploiement, migration et formation

La phase de déploiement de la solution, et le cas échéant de migration de l'existant, est un moment de confrontation du modèle à l'environnement réel.

C'est une phase de travail en collaboration étroite avec le client afin de relever les problèmes éventuels et de les résoudre avant le passage en recette.
Pour finir nous vous formons à l'utilisation et l'administration de votre solution.